Datenschutzinformationen in Bezug auf personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von TIVAPP und TIVID

A.ASOLVI GERMANY GMBH ALS VERANTWORTLICHE STELLE FÜR DIE PERSONENBEZOGENEN DATEN

I.EINLEITUNG

Asolvi Germany GmbH nimmt den Schutz der personenbezogenen Daten unserer Kunden (Lizenznehmern) und deren Kunden (im Folgenden “Endkunden”) sehr ernst. Personenbezogene Daten bedeutet jede Information, die einen persönlichen Bezug auf eine individuelle Person ermöglicht, wie z.B. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, IP-Adresse oder das Nutzungsverhalten von Personen etc.

Die folgenden Bestimmungen informieren Sie über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bezug auf die Verwaltung der Vertragsverhältnisse zwischen Ihnen als Kunden und Asolvi Germany GmbH sowie über die Nutzung der Funktionalitäten von TIVAPP und TIVID (im Folgenden “TIVAPP Software”) wie sie zusätzlich auch im Term Sheet und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu den Lizenzbedingungen (im Folgenden “Lizenzvertrag”) sowie der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (im Folgenden “DPA”) beschrieben.

II.DATENSCHUTZINFORMATIONEN

1.VERANTWORTLICHER

Asolvi Germany GmbH, Marienbergstr. 92, 90411 Nürnberg, Deutschland (im Folgenden auch “Wir” oder “Asolvi Germany GmbH” oder “Lizenzgeber”), ist gemäß Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) Verantwortlicher hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, deren Zweck und Mittel wir bestimmen. In Bezug auf Informationen und Daten, für die wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Abs. 8 DSGVO agieren, d.h. in Bezug auf Ihre verantwortungsvolle Nutzung der Funktionen und Daten im Rahmen der TIVAPP Software, finden Sie nachfolgend unter Abschnitt B ebenfalls entsprechende Informationen über die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Datenschutzinformation.

2.DATENKATEGORIEN

2.1Kontakt (allgemein)

Wenn Sie uns kontaktieren (z.B. über unser Online-Kontaktformular, per E-Mail oder per Telefon), wird Asolvi Germany GmbH alle von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten erheben, wie etwa den Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, Informationen zum Unternehmen, Betreff und die Ausführungen in Ihrer Anfrage. Wir nutzen die gesammelten Informationen, um Sie zu kontaktieren und Ihre Anfrage zu beantworten. Bitte beachten Sie auch die Informationen in Bezug auf die Datenerhebung und Datenverarbeitung in besonderen Konstellationen der Kontaktaufnahme über die TIVAPP Software (z.B. bei Übermittlung eines Tickets im Zuge des Supports/Fehlerbeseitigung etc.).

2.2Vertragsverhältnisse/Vertragsabwicklung

Wenn Sie sich für die TIVAPP Software (TIVAPP und TIVID) entscheiden und einen Lizenzvertrag mit uns abschließen, erhebt Asolvi Germany GmbH den Namen Ihres Unternehmens (Firma), ggf. die Rechtsform Ihres Unternehmens, die Adresse, sowie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Geschäftsführers bzw. Unternehmensinhabers, ggf. zusätzlich auch Namen, Vornamen, Position im Unternehmen von weiteren Ansprechpartnern bzw. Kontaktpersonen. Diese personenbezogenen Daten werden bei uns gespeichert und verarbeitet sowie regelmäßig aktualisiert.

2.3Installation der TIVAPP Software

Wenn Sie als Kunde mit uns einen Lizenzvertrag abgeschlossen haben wird die TIVAPP Software auf einem Server Ihres Unternehmens als Kunde (im Folgenden “Kundenserver”) installiert.

Die Installation der TIVAPP Software erfolgt durch uns per Teamviewer. In der Regel installieren wir zudem einen Dropbox-Client. Der aktuelle Programmstand der TIVAPP Software sowie weitere notwendige Tools liegen in der Dropbox-Freigabe für den Kunden. Nach der Grundinstallation synchronisieren wir die Katalogdaten mit unserem Masterserver. Wenn die TIVAPP Software dann bei Ihnen auf dem Kundenserver (On Prem) installiert wird, erheben wir bestimmte Informationen über diesen Server, wie etwa die installierte Filemaker- und TIVAPP-Version, zusammen mit weiteren Informationen, um eine eindeutige Identifikation sicherzustellen.

2.4Lizenzaudit

Wenn Sie die TIVAPP Software im Rahmen der von uns angebotenen Lizenzmodelle (User-CAL oder Device CAL) nutzen, können wir Ihre Produktnutzungsdaten in Einklang mit dem Lizenzvertrag analysieren, um zu bewerten, ob Ihr Verhaltensmuster mit dem von Ihnen angegebenen Nutzungszweck und damit dem gewählten Lizenzmodell übereinstimmt.

2.5Support

Wenn Sie unseren Support kontaktieren, werden wir Ihren Namen, die Uhrzeit und das Datum Ihrer Anfrage und Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, bzw. Ihre Telefonnummer, wenn Sie uns per Telefon kontaktieren, sowie den Inhalt Ihrer Kontaktanfrage erheben.

3.RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

3.1Kontaktdaten

Ihre Kontaktdaten verarbeiten wir (Datenerhebung und Speicherung) zwecks Anbahnung einer möglichen Geschäftsbeziehung und dem Abschluss eines Lizenzvertrages zur Lizensierung der TIVAPP Software. Die Rechtsgrundlage zu der in Abschnitt A.II.2.1 beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) der DSGVO.

3.2Vertragsdaten

Ihre Vertragsdaten und Kundendaten speichern wir um die Lizenzvertragsdurchführung inklusive Abrechnung, Support, etc. abwickeln zu können. Die rechtliche Grundlage zur der in Abschnitt A.II.2.2 beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO.

3.3Installation der TIVAPP Software

Wenn Sie die TIVAPP Software installieren und einrichten, verarbeitet Asolvi Germany GmbH personenbezogene Daten, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, die Funktionen der Software zu nutzen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung wie in Abschnitt A.II.2.3. beschrieben ist die Erfüllung des Lizenzvertrages mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen, also Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Informationen dazu, warum wir Ihre TIVAPP Software mit Hilfe der Software von TeamViewer und mit der Unterstützung von Dropbox installieren finden Sie im DPA zum Thema Installation und Wartung unter Abschnitt 2 des DPA.

3.4Lizenzaudit

TIVAPP verarbeitet Informationen darüber, wie der Kunde die TIVAPP Software nutzt, um zu kontrollieren und zu bewerten, ob der vertraglich vereinbarte Lizenzumfang (“User-CAL” oder Device-CAL”) eingehalten wird. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der unter Abschnitt A.II.2.4 beschrieben personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 22 Abs. 2 lit. a) DSGVO.

3.5Support

Wenn Sie sich an unseren Support wenden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die rechtliche Grundlage zu der in Abschnitt A.II.2.5 beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO.

4.EMPFÄNGER

Asolvi Germany GmbH ergreift wirkungsvolle technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gegen unbefugte Offenlegung, und um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen, die im Rahmen ihrer Stellenbeschreibung agieren und ein berechtigtes Interesse (need-to-know) am Zugang zu personenbezogenen Daten haben, tatsächlich Zugriff auf diejenigen personenbezogenen Daten bekommen, für die sie die entsprechende Freigabe besitzen. Unsere Mitarbeiter, die sich um die Verwaltung des Lizenzvertrages mit Ihnen als Kunden kümmern, können auf personenbezogenen Daten auf unseren Servern und ggf. auch auf den Kundenservern zugreifen. Wir nutzen die Softwareanwendungen von TeamViewer und Dropbox mit denen wir jeweils Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen haben. Die Auftragsverarbeitungsverträge bestehen mit der TeamViewer GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen (Weitere Informationen zum Datenschutz in Bezug auf die Software von TeamViewer finden Sie unter: https://www.teamviewer.com/de/privacy-policy/ und https://www.teamviewer.com/de/security/) und der Dropbox International Unlimited Company (Weitere Informationen zum Datenschutz zu Dropbox finden Sie unter: https://www.dropbox.com/de/privacy), um Ihnen die Funktionalitäten und die dazugehörigen Dienstleistungen (wie Installation, Support etc.) anbieten zu können. Sollten Sie Fragen zu den von uns genutzten Drittanbietern haben, kontaktieren Sie uns bitte unter Tel.: +49 281 147924-0 oder per E-Mail: info@tivapp.com. Asolvi Germany GmbH übermittelt keine personenbezogenen Daten außerhalb der EU oder des EWR. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten auch nicht an Dritte, inklusive Behörden oder Gerichte übermitteln, außer in solchen Fällen, in denen wir hierzu durch das jeweils anwendbare Recht, einen Gerichtsbeschluss oder eine rechtlich verbindliche Anordnung entsprechend dazu verpflichtet werden.

5.SPEICHERFRISTEN

Asolvi Germany GmbH speichert Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig und nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften für die jeweilige Verarbeitung vorgeschrieben und zulässig ist. Die genaue Speicherdauer hängt deswegen von der Datenkategorie und dem Zweck der Verarbeitung ab. Sobald dieser Zeitraum verstrichen ist und der Zweck der Datenverarbeitung nicht mehr besteht, wird Asolvi Germany GmbH die Daten löschen.

III.IHRE RECHTE

Sie können uns gerne jederzeit per Brief (siehe unsere postalische Adresse unter Abschnitt A.II.1), per E-Mail unter info@tivapp.com oder per Telefon unter +49 911 89122-0 kontaktieren, um die folgenden Rechte nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auszuüben:

1. Sie können Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten verlangen und diese überprüfen;
2. Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern;
3. Sie können uns auffordern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten vervollständigen, berichtigen oder löschen, die Erhebung oder die Verarbeitung, Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten unterlassen oder einschränken. Das Recht auf Berichtigung umfasst auch das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogene Daten, einschließlich mittels einer ergänzenden Erklärung;
4. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (z.B. wenn wir unsere Verarbeitung auf ein überwiegendes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) stützen oder Ihre Daten für Direktmarketing nutzen);
5. Sie können verlangen, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und – wenn Sie die entsprechenden Urheberrechte oder andere erforderliche Rechte erworben haben – diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln lassen, sofern die Verarbeitung auf Ihrer entsprechenden Einwilligung beruht oder zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist
6. Sie haben das Recht, eine Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu richten. Um eine Beschwerde einzureichen, kontaktieren Sie bitte die für Ihren Wohnort zuständige Aufsichtsbehörde oder wenden Sie sich an: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. Die Website der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen finden Sie unter https://www.ldi.nrw.de/.

B.INFORMATIONEN ÜBER DIE VERANTWORTUNGSVOLLE NUTZUNG DER TIVAPP SOFTWARE

I.EINLEITUNG

Wenn Sie Lizenzen an unserer TIVAPP Software erwerben, stellen wir Ihnen diese Software zur Verfügung, die Sie in angemessener Art und Weise nutzen können. Wir unterstützen Sie als Lizenzgeber und technischer Dienstleister in Form einer Auftragsverarbeitung nach Art. 4 Abs. 8 DSGVO bei der Nutzung der Funktionen der TIVAPP Software.

Sie sind als Kunde und Lizenznehmer verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, dass die Software im Einklang mit den anwendbaren Gesetzen, einschließlich des Datenschutzrechts, genutzt wird. Die Einzelheiten dieses Vertragsverhältnisses sind im Lizenzvertrag und dem DPA (Auftragsverarbeitungsvereinbarung) beschrieben. Im nachfolgenden Abschnitt dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie nochmals über die Art und Weise, wie unsere TIVAPP Software funktioniert und welche Daten in diesem Zusammenhang in Ihrem Auftrag durch uns verarbeitet werden.

Unsere TIVAPP Software bietet Ihnen die Möglichkeit, zahlreiche Informationen im Rahmen der Nutzung auf Ihrem Kundenserver zu speichern und zu verarbeiten. Darunter befinden sich auch personenbezogene Daten Ihres Unternehmens, Ihrer Lieferanten und Dienstleister sowie Ihrer Endkunden.

Bitte beachten Sie, dass Sie und Ihr Unternehmen als Kunde, Lizenznehmer und Nutzer der TIVAPP Software im Gegensatz zu den personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen von Abschnitt A dargestellt haben, für die hier im Abschnitt B der Datenschutzinformationen aufgelisteten personenbezogenen Daten als Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts handeln, da Ihr Unternehmen als Kunde im Rahmen der Nutzung der TIVAPP Software über die Art und Mittel und den Umfang der Datenverarbeitung gegenüber Dritten als Datensubjekte, z.B. Ihren Endkunden und Lieferanten etc. entscheidet.

II.INFORMATIONEN ZU DEN DATENKATEGORIEN UND DEM ZWECK DER AUFTRAGSVERARBEITUNG

Im Nachfolgenden beschreiben wir die Fälle, in denen wir bestimmte Kategorien personenbezogener Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, wenn Sie unsere Software nutzen

1.User Accounts, Personenbezogene Daten der Nutzergruppen, inklusive Profilbilder etc.

Unsere TIVAPP Software bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Informationen über Ihre Mitarbeiter, Lieferanten, Dienstleister und Endkunden zu speichern, wie etwa Ihre Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontonummer, Standorte, Gebäudeeinheiten, Ansprechpartner (Kunde/Lieferant/Standort), Qualifikationen des Ansprechpartners, Zuordnung von Ansprechpartnern zu Standorten. Profilbilder etc. Die Eingabe und Speicherung bzw. Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Lieferanten, externen Dienstleistern sowie Endkunden ist weitestgehend optional, d.h. die vorstehend genannten Daten sind nicht zwingend für die Funktion der TIVAPP Software erforderlich. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Profilbilder von Ihren Mitarbeitern oder Dritten (Ansprechpartnern der Endkunden etc.) hochzuladen, denken Sie bitte daran, dass ein solches Foto für die Nutzer der Software sichtbar ist. Bitte beachten Sie auch, dass Bilder die ethnische Herkunft oder den Gesundheitszustand offenlegen oder als biometrisches Identifizierungsmerkmal dienen können, und bedenken Sie die besondere Sensibilität solcher personenbezogenen Daten.

2.Fernwartung der TIVAPP Software

Sie beauftragen uns als Kunden im Rahmen des Lizenzvertrages u.a. auch mit der Installation und Fernwartung und Pflege der TIVAPP Software durch Aufbau externer Kommunikationsverbindungen (Remote-Zugriff durch TeamViewer oder Installation der TIVAPP Software durch Dropbox). Die Einzelheiten zu den Unterauftragsverhältnissen sind in Abschnitt 7 des zwischen Ihrem Unternehmen und uns abgeschlossenen DPA geregelt.

Im Rahmen der Fernwartung werden direkt oder indirekt personenbezogene Daten verarbeitet. Jedenfalls hat Asolvi Germany GmbH im Zuge der Fernwartung und Pflege Zugriffsmöglichkeiten auf Daten, inklusive personenbezogene Daten, die auf dem entsprechenden Server des Kunden gespeichert sind. Mit dem Remote- Zugang durch TeamViewer führt Asolvi Germany GmbH ausschließlich die Tätigkeiten durch, die zur Erfüllung der Wartung und Pflege der TIVAPP Software erforderlich sind. Diese Wartung und Pflegeleistungen führt Asolvi Germany GmbH ausschließlich gemäß den Bestimmungen des DPA und des Lizenzvertrages sowie nach den Weisungen des Kunden durch. Wenn solche Wartungs- und Pflegeleistungen in Bezug auf die TIVAPP Software anstehen liegt es in Ihrer Verantwortung als Kunde sicherzustellen, dass keine Rechte Dritter verletzt werden, wenn Sie einen solchen Informationsaustausch zustimmen und durch die Asolvi Germany GmbH durchführen lassen.

Der Zugriff auf Ihren Server bzw. Teile Ihres Kundenservers ist notwendig, um etwaige Fehler der TIVAPP Software zu rekonstruieren (u.a. mit dem Debugger). Darüber hinaus werden in Ihrem Auftrag auch Korrekturen an dem Programmstand der TIVAPP Software vorgenommen, um Fehler direkt beseitigen zu können. In diesem Zusammenhangt kommt die Software von TeamViewer zum Einsatz, um Dateien und Daten, zwischen Asolvi Germany GmbH und den Kunden auszutauschen.

3.Übermittlung von Daten auf den Sever der Asolvi Germany GmbH durch den Einsatz von TIVID durch die Kunden und Endkunden

Sie und Ihre Mitarbeiter sowie die Mitarbeiter Ihrer Endkunden können mit ihrer Hardware (z.B. Mobiltelefon, iPad etc.) den QR-Code der TIVID scannen. Der QR-Code von TIVID enthält eine URL die den jeweiligen Benutzer über die Webseite www.tiv-id.com die Möglichkeit gibt, direkt einen Defekt zu melden. Nach der Auswahl des Defektes aus dem Katalog gibt die Person seine persönlichen Daten ein (Name, Vorname Pflichtfelder, E-Mail-Adresse, ggf. auch Rufnummer, ein Foto und/oder eine Bemerkung). Die dabei übermittelten Daten, inklusive der personenbezogenen Daten des Meldenden werden auf unserem Server gespeichert und an Sie als Kunden, den von Ihnen zugeordneten Betreiber des Gebäudes und an den Meldenden per eMail weitergeleitet. Aus diesen Angaben wird zudem ein Ticket erstellt, welches von unserem Server an Sie übertragen wird. Unsere Server sind als zentrale Server immer verfügbar, so dass eine direkte Entgegennahme und Weiterleitung der Meldung durch den Kunden bzw. dessen Endkunden unverzüglich sichergestellt werden kann.

4.Übertragung von Daten vom Kundenserver auf den Test- bzw. unseren Masterserver zwecks Optimierung und Anpassungen von Funktionen der TIVAPP Software

Hierunter können ebenfalls Tätigkeiten fallen in denen wir Daten im Rahmen der Nutzung der TIVAPP Software von Ihrem jeweiligen Kundenserver zu Testzwecken und Optimierung der Funktionalitäten und Anwendung der TIVAPP Software von Ihrem jeweiligen IT-System und Server auf unsere Server kurzzeitig und vorrübergehend übertragen, um in Ihrem Auftrag z.B. Anpassungen an den kundenspezifischen Formularen der TIVAPP Software (z.B. Verkaufs- / Einkaufsbelege etc.) vornehmen zu können. Wenn es sich bei diesen Daten um personenbezogene Daten handelt oder handeln könnte, liegt eine Auftragsverarbeitung vor, die ebenfalls Vertragsgegenstand des mit Ihnen als Kunden abgeschlossenen DPA ist. Diese Daten werden umgehend wieder nach dem Abschluss des Vorgangs von unseren Servern gelöscht.

III.DATENVERWENDUNG

Wir verwenden alle in Abschnitt B. beschriebenen personenbezogenen Daten, um Ihnen die Funktionalitäten der Software wie in dem Lizenzvertrag und der Leistungsspezifikation sowie gemäß dem DPA vereinbart, bereitzustellen.

IV.RECHTE VON BETROFFENEN

Betroffene Personen können bestimmte Rechte in Verbindung mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch uns als Lizenzgeber und technischer Dienstleister (Asolvi Germany GmbH) Ihnen gegenüber als Kunden und Lizenznehmer ausüben. Als Ihr technischer Dienstleister können wir Sie dabei unterstützen, derartige Ersuchen wie im DPA in Abschnitt 9 beschrieben, zu beantworten.

Solche Rechte können beinhalten: Zugang zu persönlichen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung. Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu richten. Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Asolvi Germany GmbH haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail: info@tivapp.com oder per Telefon unter +49 911 89 122-0).

V.SONSTIGES

Wir überarbeiten diese Datenschutzinformationen und Datenschutzhinweise bei Änderungen im Rahmen unserer Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die eine Aktualisierung bzw. Änderung erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung unser Datenschutzinformationen finden Sie auf.